La setmana passada ens vam reunir amb l’equip. Vaig recordar la importància de preparar una reunió.

T’ha passat estar enmig d’una reunió i quan et toca exposar el teu projecte o idea et tallen constantment? Aquesta situació és més comuna del que ens imaginem. I no malpensis!! Moltes vegades les interrupcions sorgeixen de la manca de mètode i de l’entusiasme dels participants. Els equips de treball assumeixen responsabilitats i rols que, a vegades, estan poc definits. Això provoca xocs i malentesos fent que no s’avanci no en el tema ni el l’objectiu a assolir.

Què pots fer com a líder?

1. LÍMIT 1H: a partir de l’hora es converteix en una xerrada i es difuminen els temes a tractar. Si teniu ganes d’estar conversant, aneu a fer un toc mentre compartiu inquietuds, això afavorirà la confiança i comunicació dins l’equip.

2. ORDRE DEL DIA: defineix bé els punts a tractar. Fes-la arribar als col·laboradors abans de la reunió perquè puguin preparar-se. Se sentiran més segurs i implicats.

3. GESTIONA ELS TEMPS: abans de la reunió preveu quina estona dedicareu a cada tema. Durant la reunió controla aquesta previsió i garanteix que tothom pugui participar. Els col·laboradors se sentiran reconeguts.

4. MÈTODE: concreta un mètode d’exposició dels continguts. Tots estareu tranquils perquè sabreu quin és el moment de parlar, d’escoltar i de preguntar.

5. CIRCULA LA INFORMACIÓ: abans d’arribar a un acord, assegura’t que tothom ha dit la seva! Pensa que l’equip està format per professionals que has escollit, per tant, deuen tenir opinions útils!

6. TANCA RESUMINT: fes un resum d’uns 5 minuts en el que quedin clars els acords i les responsabilitats de cada membre de l’equip. És tan tranquil·litzador saber què s’espera d’un mateix!

7. FES UN RECULL: escriu els acords! La memòria és una aliada ineficaç. Si el tema que tractes és important i requereix de la teva concentració, delega la tasca d’escriure i et mantindràs enfocat en allò que vols transmetre.

Segurament n’hi ha d’altres, ja hi rumiaré. El que sé és que un equip entusiasmat i liderat avança cap a un mateix rumb. Gràcies equip!

Àngels Martí